兩個A在Word中代表什麼?

兩個A的精神

各位知道這個符號的精神是什麼嗎?有兩個A,所以就是DOUBLE A?「關鍵時刻、絕不卡紙!」,當然MS Word和Double A沒有關係!

如果此台影印機是彩色的那應該會更精彩^o^

那這個符號到底是啥麼?是的,是Word中「樣式」的功能鍵,「樣式」在於排版可說是靈魂之所在,就像瓦斯爐不能沒有瓦斯一樣,所以想要排版排的好,不可不知「樣式」!

樣式」是多種「格式」的總管理,你也可以說他是「段落」的範本,以下是我們一般寫PAPER時常會看到的規範,例如:

1. 報告採用單面打字為原則,內文之文字大小以12點為原則,行距為1.5倍行高

2. 中文內容請用「標楷體」字型,英文、數字內容用「Times New Roman」字型

3. 報告內文格式:(採WORD的預設值即可)

(1) 邊界:

上下邊界各為2.54CM
左右邊界各為3.17CM

(2) 與頁緣距離:

頁首:1.5CM
頁尾:1.75CM

(3) 章節格式:

章次請使用第一章,第二章,…等中文數字編號,章名在同一行。

章次及章名應位於當頁版面的頁首頂端。

章、節、段的編號請使用第一章.第一節、第三章.第二節.第五段或者1.1 , 3.2.5 , …等有層次順序之中文或阿拉伯數字。

節次、段次及名稱自版面左端排起。

(4) 頁碼格式:

致謝至表目錄以i , ii , iii , …等小寫羅馬字連續編頁。

報告本文至簡歷以1 , 2 , 3 , …等阿拉伯數字編頁。

(5) 圖檔格式:

為避免轉檔時產生錯誤,請您使用以下圖型檔案格式:
.gif 和.jpg格式(盡量不要使用.bmp格式,如有其他圖檔格式,請先轉成 gif 和 jpg 格式,以免檔案太過龐大)

而我們一般就是將自己產製的報告輸入或叩貼到Word中,然後再依以上的規範,土法煉鋼地一項項的將文章修整成符合規範的需求。

所以我們會常常「重覆」設定,排版起來十分繁瑣,事實上,有更快更好更穩的方式,那就是設定「樣式」。

要製作一個有規範要求的報告,須先將「範本」製作好,而不要直接開始撰寫,這樣作的好處是可以確保內容與規範完全相符,並且增進製作效率。而編寫範本建議為邊界、版面、段落、階層樣式、摘要及目錄、頁碼及浮水印的順序製作

依照規範先把樣式設定好

那麼,什麼是樣式呢?

樣式是應用於文件中的範本、表格和清單的一套格式型態,它是指一組已經命名的字元和段落格式。它規定了文件中標題以及內文…等各個文件元素的格式。使用者可以將一種樣式應用於某個段落,或者段落中選定的字元上。使用樣式定義文檔中的各層級標題,如標題1、標題2、標題3……標題9,就可以自動化地製作出文件的標題目錄,這部分將於下一篇文章和大家介紹。

使用樣式能減少許多重複的操作,在短時間內排出高水準的文件。如,使用者要一次改變使用「標題一」的所有文字的格式時,只需修改該樣式即可,而所有套用「標題一」的段落會自動被修改。

例如,「標題一」的樣式最初為「12pt、標楷體、分散對齊、粗體」,若後來希望「標題一」樣式為「14pt、新細明體、置中」,此時不必重新設定每一個「標題一」,只需改變「標題一」樣式的屬性就可以了。

換個說法,樣式就有點像是部落格的版型,部落格若想要換個不同的風格,例如字型顏色變換,以及超連結的表示…等,不需要一篇篇文章更改,而只要修改版型即可,同樣地,一個文件製作時若有好好設定「樣式」,若爾後需要增修文件內容時,就可以直接套用,而不須勞神重新設定起,而且還可以達到「自動化」的效果,例如鬆輕自動產生「目錄」!

在未來的文章中,拆組達人會帶大家了解樣式如何設定,以及如何利用樣式「自動化」完成文件目錄,敬請期待!

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