時間讓你一天變成二十五小時

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一天變出二十五小時 十五分鐘工作術

常常聽到有人說時間不夠用,但是人人都只有二十四小時,為何別人夠用你就不夠用呢?想來應該是應用時間的方法不太一樣。天下雜誌引用日本管理雜誌《The 21》就針對人們運用時間的錯誤心態,提出了以下四點(天下雜誌原文在此):

一、考慮太多,優柔寡斷

深思熟慮是好事,但若想得太多、考慮太過,遲遲不敢下決心動手執行,等到終於做了決定,卻壓縮了執行時間,導致一個很好的構想最後呈現結果不佳,浪費了事前的努力規劃、讓自己處於時間的強大壓力、最後成果也令人沮喪。

誠然,拆組達人有時也會這樣,在做之前想太多,擔心太多,其實很多事情真正作下去根本就沒有這麼複雜,很多思想都是多餘的。雖然兵法有云:「多算勝,少算不勝,而況無算乎?」但他的意思應該要針對事情可能會發生的結果去設想,並且要具體的提出對策,而非只是陷入恐慌的情緒,在那邊游移不決,反而會錯失黃金時間。

 優柔寡斷 優柔寡斷是用兵大忌(圖片來源)

二、完美主義

「把事情做到最好」是個好原則,但若要求事事做到一百分,結果顧此失彼,未能整體考量,也無法做好時間規劃。原本已做到九十分,但為了加把勁衝到一百分,把大量時間與精力投注在提高那十分,導致其他工作迫於時間與人力草草了事。把事情做到最好是一種「相對標準」而非「絕對標準」,應從擁有多少時間、人力、資源來考量,當條件有限時,就應思考「先求有,再求好」的哲學。

事實上拆組達人覺得真正有完美主義的人其實不多,而且多數都是成功的人士。拆組達人以前看料理東西軍的時候不禁會想,那些所謂的達人專家也不過就是更能堅持一點而已,但要堅持這份完美的精神豈是這麼簡單的?現實中有太多的事情迫使我們妥協,你要擊敗這些挑戰,方能成就完美。但,真正能達到的又有幾人呢?多數都是我希望完美,花了大量的時間,最後卻又不斷的向現實低頭,變成甚麼都沒有。

三、害怕失敗

每個人都希望一出手就成功,但並非每次都能做到,難免有些事不盡完美。如果太在意成果,患得患失、害怕失敗,不僅壓力過大,也會在執行時顯得畏縮,反而浪費更多時間,達不到預期成果。沒有人可以把每件事做到滿分,從今天的小失敗中學到經驗與教訓,慢慢累積,才能成就日後的成功。

就跟拆組達人前文所說,人對於未知總會感到恐懼,不知道事情的結果如何,所以會花很多不必要的時間在整理情緒,錯失關鍵時刻。

膽小狗英雄

怕也是於事無補(圖片來源)

四、挑簡單、喜歡的先做

喜歡的菜先吃掉?簡單的工作先做?這是一般人的習性,但卻容易掉入「先甘後苦」的痛苦中。其實,工作應以「重要性」、「急迫性」來安排,而非「是否容易做」、「自己喜不喜歡」為考量,否則會讓時間配置顯得雜亂無章。

趨易避難是人之常性,麻煩的事情開頭不作,到後面只會越來越不想作,人們又會陷入在情緒與理智之間的拉鋸,非要天人交戰很就才會去把它做完,而這中間又有很多的時間被浪費掉了。

要善用時間除了要改正此四點心態之外,在具體運用時間之上,還需要注意一點應該以「十五分鐘」作為基數來分派時間。因為若是以一小時來分配的話,很多事情其實用不到這麼久,而餘下的時間人們時常就會想先休息一下。而這些雞零狗碎的時間,我們對它不會有太多的意識,時間就這樣悄悄的指縫之間溜走了。

時間

人隨著時間而擺盪(圖片來源)

另外,是為了健康,每十五分鐘給大腦與身心一個休息空檔。以生理因素考量,人可以集中精神、發揮最大腦力效益的時間,大約是十五分鐘,一旦超過,效率與思考力就會慢慢遞減。因此,集中精神工作十五分鐘之後,起身休息一下,喝杯茶補充水分、眺望窗外的遠景讓眼睛休息一下,讓腦力恢復最佳狀態,再繼續投入工作。

雖然這十五分鐘工作術聽起來不錯,不過拆組達人想,若是真的在職場中這樣進行,每十五分鐘就站起來走走,我想老闆與主管的臉色應該不會太好看才是啊(抖~~)