電子郵件,e-mail

哪種職業會用電子郵件代替當面溝通呢?

(圖片來源:擺渡)

辦公室電郵 專家:簡潔為重

現在是網路時代,電子郵件也成為現代人不可或缺的一部份,在公務來往之中,傳真的部分地位,已經被電子郵件所代替掉了,但你知道寄電子郵件需要注意甚麼嗎?

104人力銀行行銷協理陳力孑今天說,辦公室電子郵件可提高工作效率,達到溝通的目的,但寫電子郵件仍要注重內容簡潔、副本收件人不宜多等原則。

陳力孑說,辦公室內的電子郵件可適時提高工作效率,減少另外面對面溝通的時間成本,不過仍要注意電子郵件往來間,應該有的禮儀。陳力孑表示,電子郵件的內容應該簡潔有力,建議直接破題說明溝通內容,應避免記流水帳,冗長舖陳、或者從頭說起,以減少收件人閱讀的時間。

此外,寄電子郵件,陳力孑說,由於上班族一天要收的電子郵件很多,若副本收件人太多,有時候會造成收件人的困擾或者失焦。因此他建議,上班族若寄電子郵件,副件收件人不宜過多,納入必要「被告知」人即可。

陳力孑說,回覆電子郵件,只要簡單傳達即可,同時回覆寄件人,不需全部回覆給副本收件人,減少信件過多干擾其他人工作。陳力孑表示,為了避免上班族從早到晚都在開會,有許多較為簡單的事情,可以透過電子郵件溝通,幫助工作順利推展。

他強調,電子郵件還屬於單向溝通,不如面對面的雙面溝通能夠完整表達,所以應該避免情緒性的語言,且複雜的議題仍要面對面溝通。陳力孑建議,若常態性會收到特定人的電子郵件,建議建置單獨資料匣,便於郵件管理。

資料來源:聯合新聞網

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電子郵件盡量說重點(圖片來源:擺渡)

其實注意一些細節之外,另外切忌可別太過沉迷,取代了溝通。不過這種事情可能在組織龐大的企業比較容易出現,否則全辦公室不過三個人,信寄來寄去,是嫌自己時間太多了嗎?還是三個人也要玩甚麼小圈圈,我不跟你好了,排擠其中一個同仁啊。

另外一個情況會利用電子郵件來代替當面溝通的人,可能是敏感工作,或是公職人員。因為他們工作時有可能一個不小心就會出現牢獄之災,動輒得咎,因此必須時時存證,而電子郵件就是最好的證據啦。甚麼?你說我沒有跟你報告,你沒有答應,那請問這封郵件是誰寄的?

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主旨要明確(圖片來源:EDM@mail)

同理,與客戶接洽之時,也可採電子郵件,畢竟口頭承諾有時爭議性太大,你說我有說,我說我沒說,有封信存證,一翻兩瞪眼,相信應該也可以減少一些不必要的針鋒相對。

最後拆組達人再補上之前在這才叫職場鬥爭一文中有分享過的電子郵件影片:

  我在政府部門的日子 片段