終結你的混亂辦公桌

思考

對於上班族而言,辦公室等於是第二個家,除了自己家裡,待的最久的就是辦公室!而辦公桌與你的關係可能比你的床還要親密!但是你有一個整齊乾淨有效率的辦公環境嗎?你常常在關鍵時刻重要的文件怎麼都找不到?最後發現在廢紙箱裡?!簡單五個步驟,讓你的辦公室立刻改頭換面!


思考

五個步驟做好辦公室收納

  • Step1  計算空間、創造空間:

    先了解個人能運用的空間有多少,或是運用吊櫃、掛牆層板、小型儲物櫃等延伸空間。

  • Step2  分類歸納:

    清楚自己的工作性質,做出適當的分類種類,做好標籤,以利歸納。

  • Step3  收納就定位:

    將所有文件、書籍、物品等就定位,愈常用的東西,離桌面愈近,方便取得。保存性資料宜打包裝箱。

  • Step4  創造個人風格:

    依經濟能力許可,選擇具流行感或自己喜愛的收納文具,創造個人風格。

  • Step5  持之以恆,永保整齊:

    不需要的東西要捨得丟,可視情況調整分類收納方式,持之以恆,永保整齊,提昇工作效率。開會在即,老闆等著看你精彩的企畫案,你正準備拿著熬了數個夜晚的成果向同事展現,卻在這關鍵時刻,你怎麼也找不到你的文件,面對桌上一片凌亂的局面,你感到焦急萬分,就連電子檔也不知歸到哪裡去了,最後你只能硬著頭皮用口頭報告,原本精彩的企畫內容無法完整展現,你的心血與專業能力也大打折扣。

或者你是不被同事信任的人?大家總不敢將文件正本交給你,總要備份才安心,深怕文件到你手上有如石沈大海? 這個時候你應該覺悟了吧?好好對待你的辦公環境,運用一些方法與收納用品,讓你的思緒創意與重要訊息,歸納到一個個有跡可尋的地方,從此讓你工作更加有效率。

做好收納還能提升工作能力

曾在亞馬遜網路書店登上排行榜冠軍書《收納其實很容易》(Organizing from the Inside Out,在台灣由時報出版社出版)的作者茱莉.摩根斯坦(Julie Morgenstern)原本是一位毫無秩序的上班族,當了媽媽之後吃足了育兒瑣事的苦頭,下定決心做好分類收納的事務,不僅建立了生活秩序,甚至在1989年創辦「生活大師」生活管理顧問公司,提供各種收納諮詢服務,主要客戶包括美國運通等知名公司,這正是收納管理的最佳印證。別小看收納動作,這有可能開拓你的新事業。

收納其實很容易

你的家裡和辦公室老是一團亂,找不到要找的東西嗎?其實,懶散、忙碌或是迷糊,都不是你做不好收納工作的藉口或阻礙,只要能對症下藥,根據個人的心理性格與生活習慣量身定做一套整理計劃,誰都能成為收納高手。

在本書中,生活管理大師茱莉‧摩根斯坦就針對一般人苦惱的空間管理問題,提出了全方位的有效辦法,教你根據個人需要,建立效率高超的收納系統。茱莉指出,我們在面對收納問題時,總會急著添購新奇的收納櫃、或強逼自己遵守制式的收納規矩,結果不是發現產品不合用,就是吃 不了苦半途而廢,永遠擺脫不了混亂的惡夢。

因此茱莉的收納主張,特別強調應先分析空間屬性與自我需求,再個別擬定適合的整理策略,進行分類、清理、收納、維持等具體工作。 如果你是個一回家就開始把皮包、大衣、文件邊走邊丟的人,與其強迫自己物歸原位,何不依照原有習慣,在玄關處擺個衣帽架或小櫃子,就近創造收納空間?面對衣櫥裡滿坑滿谷的衣服,何不用各色衣架來區分休閒服、上班服等不同款式,你還可以知道自己最缺哪些衣服,下次血拼就有進攻的目標了。

鞋盒還要一個個打開來,才知道裡頭躺著哪雙鞋子,多浪費時間啊!為鞋子拍張美美的照片貼在盒子上,要穿時一眼就可以找到了。諸如此類充滿巧思而人性化的做法,在本書中處處可見,你更可以根據茱莉的生活管理原則,發揮自己的想像力,創造你自己的專屬收納點子哦! 書中也另外列出了「即可丟名單」、「收納商品推薦架」等具體明細的建議,讓收納工作進行得更有效率。

讀完本書後,你會發現,只要換個角度,從心做起,收納工作非但不無聊乏味,還是充滿創意與變化的活動。讓我們一起隨著本書告別混亂,建立獨具風格的生活品味吧!

你也許喜歡亂亂的工作環境,比較自在,但有秩序的收納工作會限制創造力嗎?

茱莉‧摩根斯坦認為收納是要釋放而非限制你的創造力,因為它替你和工作材料間建立一條快速捷徑,使你更有效率。 她曾幫一位自由作家解決了紊亂的工作方式,利用彩色編碼的系統分類,將進行中的作品、已完成的計畫和未來創作的想法作清楚的分類歸納,不僅不會影響創作,在整齊的工作環境下,心情輕鬆明朗,而激勵出源源不絕的創造力。

「我就是不甘心男同事的桌面比我乾淨,看起來比我有效率,比我專業的樣子。」網際智慧公司行銷部專案經理劉映汝回憶起過去自己的辦公環境也是一團亂,下定決心請教男同事幾招整理妙計,讓她在文件繁複的行銷工作中,整理出具有邏輯性又實用的歸納法則,更有助於團隊工作中大家對資料的交流。

優美辦公家具企劃部部長連國梁曾經看過一篇報導指出,「日本人平均一天花 20 分鐘找尋文件」,這對走路速度飛快的日本人來說也許是一種奢侈。對一樣惜時如金的台灣上班族來說,收納觀念更不如歐美或日本,好好規劃一個符合自己工作需求的辦公桌環境,將大大節省你的時間,利用這換來的時間讀一篇好文章,或是喝杯咖啡放鬆一下,都比浪費在一片文件紙海中來得更有意義。 以下 5 個步驟幫助你輕鬆做好辦公室收納工作,創造優質工作環境。

Step 1:計算空間,創造空間

要將所有文件物品做適當的規劃前,先要了解自己能使用的私人辦公空間有多大以及有什麼設備。連國梁指出,一般來說,個人辦公桌或辦公空間會依職位階層的高低來分,以一般的上班族而言,基本配備是一張平均 130(寬)× 70(深)公分的桌子,桌子中央會有一個薄抽屜(日本稱為中央引出),另外再配一個活動袖櫃(也就是所謂的桌邊櫃),財務或行政部門會搭配直立式公文櫃儲存大量資料文件。

另外搭配各式會談桌,還可創造討論空間。 以功能而言,大致又可分為電腦作業區、文書處理區及收納儲藏區。 電腦區包括有 PC 的螢幕、滑鼠、鍵盤以及主機,另外還搭配有喇叭。目前有些辦公桌會將中央薄抽屜改成鍵盤架,如果把主機放在地上,就可以再爭取一些桌面空間。如果是筆記型電腦當然比較省空間。 文書處理區域的大小通常是扣除掉電腦區及書籍、文件物品後所剩不幾的空間,如果你的桌面被一堆堆凌亂的文件、紙張或私人物品淹沒,那你可能無法看見桌面甚至沒有地方可以書寫。

對於空間的運用,宜家家居(IKEA)市場行銷企劃蕭春玉點明東方與西方的不同,「西方人計算空間會看長、寬、高,東方人比較習慣只看平面長、寬,其實地狹人稠的台灣更需要向上爭取空間。」例如利用較高的屏風隔板搭配吊櫃、掛牆層板等往上延伸等方式,創造收納空間。 生活工場企劃部王芳群創造辦公空間也有一套,他利用小型雙層儲物櫃,將抽屜取出分別運用,原本櫃子的雙層結構及兩個抽屜就變成4個儲藏空間,多了一倍置物空間。

Step 2:分類歸納

在公司分配有限的空間下,運用一些巧思增加自己的工作空間後,還得要把文件物品歸納得宜,才能算是成功又能真正得心應手。 電腦進入辦公室後,大家原本預估紙張的使用會減少,但事實卻相反。

連國梁曾看過一篇國外報導指出,「如果說過去的紙張使用量是 1,目前用量卻是 1.3,」可見電腦化時代並未能真正減少紙張的使用。 「分類歸納文件建檔的工作太重要了,」行銷業務繁多的劉映汝深切體認。她表示,目前的文件紙張幾乎就是 A4 大小了,把要用而未分類的文件通通整齊地堆疊在一起,放在固定的位置,千萬不要散成紙海,這樣你要找某一份文件你就知道一定在這一堆了,等看過後再依自己的分類方式歸納好。

初步救急的方式只適用於少量文件,大量的文件還是得靠符合自己工作需求的分類方式來歸納。以劉映汝的工作來看,她負責公司所有產品的行銷事務,所以她會給每個產品一個大的資料夾,每個資料夾中又分成公關、活動、記者會、展覽等,分別用L型透明夾收好,做好標籤,再彙整收到產品資料夾中,這樣就能一目了然。 劉映汝提醒大家,每份文件可能有不同版本,建議每次更新都能註明日期,這樣就能快速找到最新版本的文件,如果要追溯之前的內容或是否修訂有誤,也可輕易找到。

除了用產品別分,連國梁也廣納同事意見,建議可以依經常接觸的部門業務來分,例如業務部、行銷部、財務部等;或是依文件功能,如合約類、工作報告類、廠商資料類等。重點就是要了解自己的工作對象與需求來分類,分類後,最好能利用有索引內頁的文件分類套來收納,更便利找尋。 除了紙張文件外,期刊的收藏也佔據了很大的空間。經常閱讀期刊的劉映汝曾經把所有的期刊堆疊成一座小山,不僅不利調閱、佔空間,有時同事借走後一去不回,也不容易察覺。

現在劉映汝也將期刊有秩序的歸檔首先先分成週刊、月刊,週刊下又分成:《商業周刊》、《數位周刊》等,月刊又分成《CHEERS 雜誌》、《天下雜誌》等,每一種刊物按期別順序排好,種類之間再以小隔板或桌上型小書架隔開,這樣調閱資料非常便利,同事要借閱也方便,也較不容易遺失。 至於分類到底要分到多細呢?千萬不要分上癮囉,複雜的分類系統反而可能造成尋找不利。茱莉?摩根斯坦在《收納其實很容易》就提醒大家,100 個檔案中,每個只裝2份的文件,不如分類成 20 個檔案,每個有10份文件來得方便。過於複雜的分類,在一段時間後你自己可能忘記分類的邏輯,以致於找不到文件而備感挫折,導致你又不想好好歸納文件,這樣就錯失了分類歸納的益處了。

Step 3:收納就定位

整理出適合自己的分類系統後,記得要做好標籤,然後進行收納就定位。標籤的製作除了一般的標籤紙外,還可以選擇彩色標籤紙,這樣更能有助大項分類及尋找。 除了標籤的製作,還可以利用有趣的方式來標明。蕭春玉提出國外的例子,以裁縫師來說,會用到許多的針線工具、剪刀與色筆等,他們就會把每一種物件貼在抽屜外代替標籤,這樣不僅一目了然,更能突顯收納的樂趣與工作的特色。

或是你也可以用拍立得將物品拍攝下來,貼在置物箱的外面,也有異曲同工之妙。 收納的工具有很多種,可視需求來添購。如果是往返公文,可以利用雙層的文件匣來區分in跟out,也就是待處理或已處理。通常這類文件夾的設計都可以堆疊或拆除,消費者可自由運用。 而成類的文件,則可以運用活頁資料夾、L 型透明夾、雜誌盒等來收納,或是利用吊掛式文件夾放置在袖櫃的最下層,如果有直立式公文櫃或理想櫃,也很適合擺放已整理過的吊掛式文件或是雜誌盒等。 收納的工具備妥後,還得為它們找個棲身之處。放置的位置通常依自己的使用習慣及頻率來規劃。

桌面上的文件資料最好是經常調閱查詢,或馬上要用到的,方便隨手可得。 中央薄抽屜通常放置文具用品,筆類、迴紋針等。袖櫃的上層也是放置較扁薄的物品,而最下層通常會放置吊掛式文件,若以女性來說,也挺適合放置包包、私人物品等,當然這也是收藏零嘴的好空間。 劉映汝還建議,最好連電話、鍵盤、筆、紙張的擺放位置都依自己的使用習慣來就定位,方便接電話時找紙筆記錄,免得手忙腳亂浪費時間,又顯的不夠專業。

Step 4:創造個人風格

一般簡易的桌上型收納物品都可以透過公司採購,如果你是個流行嗅覺敏銳的上班族,在經濟許可下,不妨購買自己喜愛的收納工具,營造你的工作空間樂趣。 生活工場採購部謝明真指出, iMac 的問世,流線設計及令人開心的果凍色,不僅造成蘋果電腦再次引人矚目,也影響了文具或辦公室收納用品的設計,吸引了年輕、時髦的消費族群,今年果凍色仍會持續發燒。

而原木色或是木質製品的文具及收納也一樣受歡迎,它的特色則適合穩重成熟的個性。 IKEA 蕭春玉則表示,2001 年春夏的代表圖案是印花及格子紋路,像是受歡迎的紙製雜誌盒也都有這樣的圖案。另外,銀色的科技感也是未來與流行的象徵,一樣受到年輕消費者的喜愛。

木質的收納工具適合 DIY,增添自己喜愛的顏色,都是一種樂趣。 生活工場採購部副理吳雪琴建議,上班族在選擇辦公桌的收納用具時,可以色系為分類,紅色具有集中視覺的效果,而銀灰等中性色則是較個性的顏色,藍色則象徵視覺的自由。在商品材質的選擇上,由於馬口鐵具有較耐久的特性,適合精打細算年輕的消費者;而木器材質的收納用品則深受中性沈穩上班族的喜愛。 從事設計的王芳群還是要提醒大家,收納工具及色彩雖然能豐富辦公空間、營造樂趣,但最好也不要太過繁複,畢竟收納主重功能,太花俏可能也會影響整齊,甚至增加尋找文件的時間。

Step 5:持之以恆,永保整齊

做好了分類,添購了收納物品,也把資料就定位後,還要能持之以恆才算成功。如果能保持隨時將文件分類好、就定位當然是最好,但這可能會花掉你太多的時間,所以不妨依自己的便利,選擇每天或每星期整理一次,並可視每個階段的調整分類及收納方式,永遠保持在最佳狀態。 中國人最容易捨不得、丟不掉,常常會累積一些無用的東西。

茱莉.摩根斯坦在《收納其實很容易》提供大家一個 80/20 比例法則,如果一下子你找不出那重要的 20% 文件物品,你可以利用小紅點標籤來幫助你,在一個月內,只要你查詢過的文件,或使用過的物品,甚至是你喜歡的小玩意兒,都給它個小紅標籤,而你找不到的東西也一併記錄下來,一個月後,你就知道哪些是你真正需要的東西,趕快清出位置來擺放它們,那些沒有貼上紅點小標籤的,則可以打入冷宮,打包儲存,甚至丟棄。

有了整齊清潔的辦公環境,不僅做起事來有效率,在分秒必爭的工作環境中,有助於提升專業形象,甚至還因此而受到同事欣羨的眼光成為典範,對辦公室人際關係也有意想不到的益處。

以上內容自 2001 年 3 月 Cheers 雜誌整理轉載

相關連結: 辦公家具

發表迴響